Zaštita podataka

Izjava o zaštiti podataka natjecatelja i sudionika natjecanja u organizaciji Hrvatskog matematičkog društva

U koju svrhu HMD obrađuje osobne podatke?

Osobne podatke HMD prikuplja i obrađuje u svrhe provođenja natjecanja prema javno objavljenim Pravilima, a posebno u fazama:

  • prijave natjecatelja primjerice kada je mentor dostavio popis
  • primanja podataka o natjecateljima od treće strane poput MZO ili AOO
  • prikupljanja iz javnih izvora poput javno objavljenih rezultata natjecanja
  • organizacije radionica i priprema ekipa za međunarodna natjecanja
  • provođenja selekcije natjecatelja prema kriterijima Pravila
  • provođenja pisanja testa
  • evaluacije rezultata kada se koriste indirektni osobni podaci
  • provođenja postupka prigovora
  • objave rezultata bilo pod imenom ili šifrom
  • obavještavanja o novim relevantnim aktivnostima HMD-a
  • obrade koje se provode u svrhu poboljšanja kvalitete natjecanja
  • pohrane pojedinih kategorija osobnih podataka do isteka perioda čuvanja
  • uništavanja podataka nakon isteka perioda čuvanja

Čije osobne podatke obrađuje HMD?

U svrhu organizacije i provođenja natjecanja učenika osnovnih i srednjih škola iz matematike HMD obrađuje osobne podatke slijedećih osoba:

  • “natjecatelja” – učenika
  • “mentora” – nastavnika ili drugog predstavnika škole koji ispred škole provodi natjecanje
  • “roditelja/skrbnika” učenika kada je potrebno osigurati pismenu suglasnost za neku aktivnost ili na drugi način uključiti roditelja ili zakonitog skrbnika “natjecatelja”
  • “člana povjerenstva” natjecanja koje čine njegovi izabrani članovi
  • “sudionika natjecanja” koji su uključeni u pojedinim fazama provedbe samog natjecanja, a nisu obuhvaćeni nekom od prethodnih kategorija

Koje osobne podatke prikuplja i obrađuje HMD

  • Osnovni podaci osoba, poput
    • ime i prezime
  • Identifikacijski podaci osoba, poput
    • OIB
    • kodna oznaka natjecatelja
  • Kontakt podaci osoba, poput
    • adresa elektroničke pošte (e-mail)
    • adresa za slanje pošte (ulica, kućni broj, poštanski broj i mjesto)
    • broj telefona za kontakt
  • Podaci radne okoline, poput
    • škola
    • oznaka odjeljenja u školi (razred)
    • uloga, funkcija ili radno mjesto
  • Rezultat natjecanja
  • Pisani test (papir)
  • Foto dokumentacija natjecanja
  • Dokumentacija putem koje vas se može identificirati, a nastala je tijekom natjecanja

Koja je uloga HMD-a u zaštiti mojih osobnih podataka?

  1. HMD u svrhu provođenja pojedinog natjecanja određuje svrhu i način obrade podataka sukladno Općoj uredbi o zaštiti podataka EU 2016/679 te se kao takav nalazi u ulozi voditelja obrade
  2. HMD i škola sudionik natjecanja zajednički određuju svrhu i način obrade prilikom prijave natjecatelja i općenito provođenja Pravila natjecanja unutar škole, sukladno Općoj uredbi o zaštiti podataka EU 2016/679, te se kao takvi nalaze u ulozi zajedničkog voditelja obrade.

Kako je HMD došao do mojih osobnih podataka kao učenika?

  1. Nastavnik mentor je u školi sastavio popis učenika za natjecanje te ga je dostavio HMD-u kao organizatoru natjecanja
  2. Za pojedina natjecanja popis kandidata je dostavljen od strane MZO ili AZOO
  3. Za pojedina natjecanja HMD-a koja imaju uz ostalo i kvalifikacijsku ulogu popis kandidata preuzet je s javno objavljenih rezultata državnih natjecanja kako je to pojašnjeno u Pravilima istog natjecanja HMD-a
  4. Povjerenstvo pojedinog natjecanja HMD-a može predložiti učenike čiji rezultati su prethodno prikupljeni za potrebe drugih međunarodnih natjecanja i natjecanja HMD-a

Koje su treće strane kojima HMD prosljeđuje moje osobne podatke?

  1. Tehničku i stručnu pomoć informatičke obrade podataka u ime HMD-a obavljaju stručne službe Prirodoslovno matematičkog fakulteta (PMF) prema uputama HMD-a provodeći propisane organizacijske i tehničke mjere zaštite, te se PMF nalazi u ulozi izvršitelja obrade.
  2. Stručne službe nadležnih ministarstava i državnih agencija obaviještene su o rezultatima natjecanja ili na drugi način sudjeluju u provedbi samog natjecanja kako je to predviđeno Pravilima natjecanja
  3. Matičnim organizacijama pod čijim se pokroviteljstvom održavaju pojedina natjecanja (npr. Klokan) ne prenose se osobni podaci.
  4. Javnim medijima i digitalnim portalima prosljeđuju se rezultati i objave natjecanja kako je to predviđeno Pravilima natjecanja.

Prenose li se moji podaci u treće zemlje?

HMD prilikom provođenja natjecanja ne prenosi osobne podatke u treće zemlje.

Koliko dugo čuvate moje osobne podatke?

  • Osobni podaci osobai rezultati natjecanja čuvaju se iz razloga kontinuiranog praćenja rezultata s neograničenim trajanjem u arhivi HMD-a
  • Identifikacijski podaci osoba i podaci radne okoline čuvaju se do zavšetka srednjoškolskog obrazovanja natjecatelja
  • Kontakt podaci osoba čuvaju se iz razloga obavještavanja o novim aktivnostima HMD-a 10 godina nakon završetka natjecanja
  • Pisani test čuva se 5 godina nakon završetka natjecanja
  • Foto dokumentacija natjecanja čuva se iz povijesnih razloga s neograničenim trajanjem u arhivi HMD
  • Dokumentacija putem koje vas se može identificirati, a nastala je tijekom natjecanja čuva se 1 godinu nakon završetka natjecanja osim ako ne postoje zakonske obveze za dulju pohranu

Je li obrada mojih podataka zakonita?

  1. Hrvatsko matematičko društvo kao jedan od ciljeva svojega djelovanja, ali i kao opći društveni cilj promocije matematike i razvoja društva provodi razne oblike matematičkih natjecanja, bilo samostalno ili u suradnji s drugim sličnim institucijama, te je time iskazan legitimni interes za prikupljanjem i obradom osobnih podataka u svrhu provođenja pojedinog natjecanja (GDPR Članak 6.1.f).
  2. Kada škola prikuplja i obrađuje osobne podatke učenika u svrhu provođenja natjecanja te iste prosljeđuje HMD, škola djeluje kako je to navedeno u Kurikuluma škole te izvršava zadaću od javnog interesa (GDPR Članak 6.1.e)

Hoće li se rezultati i moji osobni podaci javno objaviti?

  1. Pravilom natjecanja regulirana je objava popisa kandidata, natjecatelja i postignutih rezultata (rang-liste) na javnom web portalu natjecanja https://natjecanja.math.hr
  2. Osobni podaci u vidu imena, prezimena, škole, razreda, ostvarenoga rezultata i fotografije mogu se objaviti kroz izvještavanje Povjerenstva HMD-a za međunarodna matematička natjecanja na Facebook stranici https://www.facebook.com/matematicka.natjecanja/ u cilju promocije natjecanja i izvještavanja javnosti. Posebno, pozvani ste da iskoristite svoje pravo na prigovor i zaustavljanje ove obrade ukoliko niste suglasni s istom.

Koja su moja prava kada HMD obrađuje moje osobne podatke?

  1. HMD prikuplja i obrađuje osobne podatke sukladno Općoj uredbi o zaštiti podataka EU2016/679 (GDPR) a posebno na zakoniti, pošten i transparentan način pri čemu su poduzete odgovarajuće mjere kako bi vam se pružile sve informacije i odgovorilo na vaše zahtjeve ispunjavajući vaša prava sukladno GDPR.
  2. Svaki sudionik natjecanja ima pravo prigovora ukoliko smatra da prikupljanje ili obrada njegovih osobnih podataka nije u skladu s GDPR. Prigovor može uputiti na jedan od slijedećih načina:
    • službeniku za zaštitu podataka putem email adrese dpo@bello.hr
    • na tajništvo HMD-a 01/4605-704 i poštanska adresa Bijenička cesta 30, 10000 Zagreb
    • ukoliko nije zadovoljan primljenim odgovorom ili postupkom može se obratiti na Agenciju za zaštitu osobnih podataka, Selska cesta 136, 10 000 Zagreb, e-mail: azop@azop.hr, Tel. 00385 (0)1 4609-000

Je li ova Izjava sastavni dio Pravila o natjecanju?

Članak o zaštiti podataka nalazi se u svim Pravilima o natjecanjima, sastavni je dio Pravila i glasi ovako:

Prikupljanje i obrada osobnih podataka svih sudionika slijedom ovog Pravila provodi se u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka EU 2016/679 i Zakonu o provedbi Opće uredbe NN42/2018 kako je to opisano u Izjavi o zaštiti podataka natjecatelja i sudionika natjecanja u organizaciji Hrvatskog matematičkog društva objavljenoj na web stranicama HMD, može se zatražiti u tajništvu HMD ili od Službenika za zaštitu podataka putem email adrese dpo@bello.hr.

Datum zadnje izmjene: 12. veljače 2021.